Studioのフォーム回答はどこまで対象？保存設定と外部フォームの違い

Studioのフォーム回答が今回の案内の対象になるかは、「Studioに回答が保存されていたか」を軸に、保存時期・削除状況・フォームの種類を確認します。今の画面に回答が見えないという理由だけで、対象外とは判断できません。

この記事は2026年10月21日に確認したStudioの公式案内をもとに、会社のサイト担当者が対象を整理するための確認方法を説明します。実際の報告や本人への通知は、最新の公式案内と自社の状況に応じて責任者が判断してください。

Studioに保存された回答を調べる

フォームの保存設定を確認する

公式案内では、対象となるのはStudioに保存されていた回答と説明されています。「フォームの結果をStudioに保存」を無効にしていた間に送信された回答は含まれないとされています。まず、自社サイトの各フォームで保存する設定を使っていたかを確認します。お問い合わせ、採用応募、資料請求など、用途が違うフォームを一つにまとめないことが大切です。

制作会社へ依頼する場合は、プロジェクト名、フォームの用途、公開していたページを伝えます。現在の設定だけでなく、いつからその設定だったかも確認してください。設定履歴を調べられるかどうかは実際の仕様と残っている記録によります。分からない期間は「保存していなかった」と推測せず、未確認としてStudioへ照会します。

ゴミ箱に移した回答も確認する

公式案内では、ゴミ箱に移した回答のうち「完全に削除」していないものも対象に含まれています。日常的な画面整理で非表示にしたことと、公式案内でいう完全削除を同じに扱わないでください。社内で「もう消した」という説明があった場合も、どの操作をいつ行ったかを確認します。

ただし、調べるために回答をむやみに復元したり、全件を担当者のパソコンへコピーしたりする必要があるとは限りません。確認できる表示、管理者の記録、提供元への問い合わせで足りるかを相談します。集計作業に必要な権限と、実際の回答内容を閲覧する権限も分けて考えると、二次的な共有を増やさずに済みます。

テスト回答と上限超過分を見落とさない

ライブプレビューでテスト送信した回答や、プランの上限を超えてダッシュボードで表示できなかった回答も、公式案内の対象に含まれています。普段見ている回答件数だけでは、全体を把握できない可能性があります。テストには架空の情報しか使っていないと思っていても、制作担当者自身の名前や連絡先が入っていなかったかを確認します。

上限超過分については、取得できる範囲と件数の確認方法をStudioへ問い合わせてください。上位プランへ変更すれば今回の対象が解消する、といった意味ではありません。現在見える回答、過去の記録で把握した回答、まだ照会が必要な回答を分け、分かっている範囲だけで全件確認済みにしないようにします。

対象外とされる条件を取り違えない

完全削除した時期を区別する

Studioの公式案内では、2026年9月30日より前に完全に削除した回答は対象に含まれないとされています。ここでは「前」という条件と「完全に削除」という操作の両方が重要です。「9月ごろに整理した」「今は見つからない」という記憶だけでは、その条件を満たしたか判断しにくい場合があります。

削除の担当者、作業記録、実施した手順など、残っている情報を確認してください。記録がなければ、削除日時を自分たちで作って埋めず、不明と残します。また、対象の確認が終わっていない段階で、証拠になり得る情報を一括削除してしまうことは避けます。今後の整理と今回の調査を分け、必要な保存について責任者や専門家へ確認します。

添付はファイル名と中身を分ける

確認した公式案内では、フォームに添付されたファイルはファイル名のみが対象で、ファイルの中身は含まれないとされています。「添付があったから内容もすべて対象」と広げたり、「中身が対象外だから確認不要」と終わらせたりしないことが大切です。ファイル名だけでも、氏名や案件名などが入る場合があります。

例えば採用応募のファイル名に応募者の名前が付いていた場合は、その名称がどの回答と結び付くかを整理します。これは個別の情報の扱いを判断するための例であり、すべての添付ファイル名が同じ性質だという意味ではありません。調査のために添付の中身まで別の共有場所へ集める前に、本当に必要かを担当者と相談してください。

外部フォームの直接送信を確認する

Googleフォームなど、外部サービスのフォームを埋め込んでいる場合、回答がStudioを経由せず外部サービスへ直接送信されるため対象に含まれないと公式案内で説明されています。見た目がStudioのページにあっても、回答をどこへ送る仕組みかで扱いが変わります。

ただし、回答を外部へ通知する機能があるだけで、外部フォームの直接送信と同じだとは限りません。Studioのフォームから回答を保存し、別途通知や連携を行う構成と混同しないようにします。制作会社には、フォームの提供元、送信先、Studioでの保存の有無を図や一覧で説明してもらってください。不明な場合は、画面の印象だけで対象外にしないことが重要です。

過去のフォームと設定変更を整理する

現在の画面だけで過去を決めない

サイトを運用する間に、フォームの用途や保存設定を変更している場合があります。現在は外部フォームでも、以前はStudioのフォームを使っていたかもしれません。現在の状態を確認する作業と、過去にどのような構成だったかを調べる作業を分けてください。

確認には、制作時の仕様書、変更の依頼メール、運用担当の引き継ぎ資料などが役立つ場合があります。どの資料が正しいか判断できないときは、資料の作成日と実際の公開時点を比べます。日付の新しい資料が必ず運用を反映しているとは限らないため、実施の報告も確認してください。確認できた期間と、記録が足りない期間を分けて残します。

別プロジェクトや終了した企画を探す

会社の代表サイトだけでなく、採用サイトや期間限定の案内ページを別プロジェクトで運用していないかも確認します。担当部署が違うと、一つの窓口だけでは利用状況を把握できないことがあります。制作会社がオーナーを管理している場合は、公式の個別案内を受け取っているかも確認してください。

終了した企画のフォームがある場合も、過去の利用だけで対象外とは判断しません。プロジェクトの利用状況と、回答の保存・削除状況を別に調べます。確認の一覧には、プロジェクト名、管理する窓口、利用していたフォームの用途を記載し、調べる相手が分からない項目も残しておくと、担当の抜けを見つけやすくなります。

不明な範囲を質問にまとめる

調べても判断できない項目は、提供元へ聞くための質問へ変えます。例えば「どの時期の保存設定を確認できるか」「画面に見えない回答をどう集計するか」「完全削除の時期を確認する手段があるか」といった聞き方です。社内で推測した答えを先に書いて承認を求める形にしないようにします。

問い合わせには、プロジェクトを特定するための必要な情報と、何が分かっていて何が不明かを整理して伝えます。顧客の回答全文や認証情報を、必要性も確かめずにメールへ貼り付けないでください。提供元から回答が来たら、その回答で確認できた範囲と、まだ残る質問を一覧へ反映します。

確認結果を報告と次の対応につなぐ

件数と対象者を同じに数えない

フォームの回答件数と、回答した人の数は同じとは限りません。同じ人が複数回送信している場合や、テスト回答がある場合も考えられます。まず何の数を集計しているかを明確にし、確認した範囲と集計方法を一緒に残してください。公式にまだ示されていない全体の件数を、自社の調査結果から推定しないことも大切です。

自社の一覧では、確認済みの回答数、集計対象から外した条件、未確認の範囲を分けます。対象者の特定が必要な場合も、重複を除く方法を担当者と決めてください。件数だけが独り歩きしないよう、経営者への報告には「何を数えた数字か」「まだ確定していない点」を添えます。

本人への通知と委員会への報告を分ける

対象を整理することと、報告・通知の要否を決めることは別の判断です。Studioの公式案内や個別メールを確認する際は、個人情報保護委員会への報告に関する案内と、サイト利用者本人への通知に関する案内を区別してください。一方の案内だけを見て、もう一方も同じ扱いだと判断しないようにします。

自社が取得した情報の種類、利用目的、管理の関係、確認できた期間などを責任者へ共有し、必要に応じて専門家へ確認します。対象人数だけで「少ないから不要」と決めたり、すべての調査が終わるまで社内連絡を待ったりしないことが大切です。ここでは個別企業の法的判断を代わりに行うものではありません。

確認した時点と未完了を残す

公式情報や自社の調査結果は更新されることがあります。確認日、参照した案内、回答を受けた窓口、未完了の項目を残し、誰が続報を確認するかを決めてください。一度一覧を作っただけで終わらせず、新しい案内が自社の対象範囲にどう関係するかを確かめます。

今後フォームを見直す場合は、取得する項目、保存する目的、削除の判断、担当者の権限などを改めて整理します。ただし、今回の対象確認が終わる前の一括削除や、外部フォームへ移せば過去の問題も解消するという説明は避けます。調査と今後の運用改善を分けることで、必要な情報を失わずに次の対策を検討できます。