AIに会社の情報を間違って紹介される。公式情報をそろえる方法

AIが自社の情報を間違えて回答する場合、見直す候補の一つが、インターネット上の会社情報の食い違いです。AI検索の間違いには取得する情報や回答生成の影響もあるため、原因を一つに決めつけないでください。まずは社内で「これが正しい」という情報の正本（正しい基準となる情報）を確定させることが最初の一歩です。次に、その正本をもとに、公式サイトを軸として他の媒体の情報を書き換えていく作業を進めましょう。

なぜAIは会社の情報を間違えて回答してしまうのか？

Web上の情報がバラバラになっていませんか？

AIはインターネット上の膨大な情報を読み取って回答を生成します。もし、自社の公式サイトでは「株式会社〇〇」と書いているのに、SNSでは「〇〇ショップ」、古い求人サイトでは「〇〇商事」と記載されていたらどうなるでしょうか。AIはどれが正しいのか判断できず、情報の混濁が起こります。その結果、ユーザーに対して間違った名称や古い情報を提示してしまう可能性があるのです。まずは、自社の情報がどこに、どのような形で掲載されているかを把握することが重要です。例えば、ホームページ、Googleビジネスプロフィール、SNS、あるいは過去に作成したプレスリリースなどが挙げられます。これらがバラバラな状態だと、AIの学習元となるデータに矛盾が生じてしまいます。

サービスの説明内容にズレが生じていませんか？

会社名だけでなく、提供しているサービスの内容についても、媒体ごとに説明が異なるとAIは混乱します。例えば、公式サイトでは「全国対応」と書いているのに、SNSのプロフィール欄では「東京都内限定」となっていたり、営業資料では「新サービスA」を主力としているのに、古いブログ記事では「旧サービスB」がメインとして紹介されていたりする場合です。AIはこれらの情報を比較して、もっともらしい回答を作ろうとしますが、情報の食い違いがあると、誤ったサービス範囲や対象顧客を回答してしまうことがあります。サービスの対象地域、ターゲットとなる顧客層、現在の主力サービスの内容が、すべての媒体で一致しているかを確認しましょう。

AIによる回答の仕組みを理解していますか？

AIが情報を回答する仕組みは、従来の検索エンジンとは異なります。AIはインターネット上の膨大な情報を参照して回答を生成するため、特定の施策によって「必ず正しく回答させる」ことや「検索結果に必ず掲載される」ことを保証することはできません。しかし、AIが情報を参照する際の「材料」となるWeb上の情報に矛盾があると、誤った回答を生成する要因になります。情報の整合性を整えることは、AIが混乱するリスクを減らし、自社の正しい情報を参照しやすくするための準備といえます。特定の技術的な手法（構造化データなど）を導入したからといって、必ずしもAIの回答が改善されるとは限りませんが、社内のあらゆる媒体において「情報の正解」を一致させておくことは、情報の信頼性を維持する上で重要です。

AIに正しく伝えるための「情報の正本」をどう作るか？

正式名称と通称をどのように使い分けますか？

情報の正本を作る際は、まず「正式な名称」と「普段使っている名前（通称）」を明確に区別して整理しましょう。例えば、登記上の名称が「株式会社サンプル」であっても、ブランド名として「サンプル・ラボ」という名称を使っている場合、この両方の関係性を整理しておく必要があります。AIに対しては、どちらが正式な法人名であり、どちらがサービス名やブランド名であるかを、矛盾なく伝えることが大切です。情報のリストを作る際は、「法人名」「屋号・ブランド名」「略称」といった項目を設け、どれが正しい表記なのかを責任者が確認した上で、一つの基準としてまとめておきましょう。これにより、表記の揺れによる誤解を防げます。

提供できるサービスの範囲をどう定義しますか？

サービスの内容についても、曖昧さを排除した定義が必要です。例えば、「ITコンサルティング」という言葉だけでは、具体的に「どの業界」に対して「どの程度の規模」の「どのような業務」をサポートするのかが不明確です。AIが正確に回答するためには、「中小企業の製造業向けに、業務効率化のためのシステム導入を支援する」といった、具体的で一貫した説明文を用意しておくことが望ましいです。提供地域（全国なのか、特定の県なのか）、対象顧客（個人なのか法人なのか）、現在のサービス内容（終了したサービスが含まれていないか）を、誰が見ても同じ理解ができるレベルまで具体化して、正本として記録しておきましょう。

連絡先の情報をどのように集約しますか？

連絡先情報の不一致も、AIの回答を狂わせる要因となります。電話番号、メールアドレス、所在地、窓口となる部署名などが、媒体ごとに異なっていないかを確認してください。例えば、以前のオフィス住所が古いブログ記事に残っていたり、担当部署が変わったのに古い部署名がSNSに載っていたりする場合です。これらを整理する際は、公式サイトに記載している情報を「正解」とし、他の媒体の情報をそれに合わせる方針を立てます。連絡先の一覧を作る際は、単に番号を並べるだけでなく、それが「代表電話」なのか「問い合わせ窓口」なのかといった役割も併記しておくと、情報の管理がよりスムーズになります。

全ての媒体の情報をそろえるための具体的な手順は？

現在の情報がどこにあるかをどう洗い出しますか？

情報の整理を始める前に、まずは自社の情報が現在どこに掲載されているかをすべて洗い出します。具体的には、自社サイト、SNS（X、Facebook、Instagramなど）、Googleビジネスプロフィール、各種企業ディレクトリサイト、求人サイト、過去のプレスリリースなどが対象です。これらを一覧にする際は、単に名前を書くだけでなく、「掲載されているURL」と「その情報を修正できる権限があるか（自社でログインできるか）」をセットで記録しておきましょう。これにより、どの媒体を優先的に直すべきか、あるいはどこは自社では直せないのかという判断がしやすくなります。まずは現状の「情報の地図」を作るイメージです。

更新のための管理台帳をどう作成しますか？

情報を一貫させるためには、一時的な修正で終わらせず、継続的に管理できる仕組みが必要です。そこで、情報の「更新台帳」を作成することをお勧めします。台帳には、掲載先のURL、修正権限、現在の表記、あるべき正しい表記、更新担当者、実施日、そして再確認の結果といった項目を盛り込みます。例えば、公式サイトの情報を変更した際に、どの外部サイトも修正し終えたかどうかをチェックできるようにするためです。この台帳があることで、次にサービス名が変わったり、住所が変わったりした際にも、漏れなくすべての媒体を更新できるようになり、情報の不整合が再発するのを防ぐことができます。

外部サイトの情報をどう修正していきますか？

台帳ができたら、実際に修正作業に移ります。まずは、自社でログインして直接編集できる媒体（公式サイト、SNS、Googleビジネスプロフィールなど）から優先的に、正本の情報へと書き換えていきます。修正が終わったら、必ず実際にそのページを確認し、正しく反映されているかをチェックしましょう。この際、「修正したつもり」で終わらせないことが重要です。また、修正作業を行う際は、担当者が複数いる場合は、誰がどの媒体をいつ直したのかを台帳に記録し、情報の変更履歴を残すようにしてください。これにより、情報の整合性を保つためのプロセスが組織として定着していきます。

修正が難しい場合や専門家に相談する基準は？

自社で操作できない情報はどう扱いますか？

情報の洗い出しを進めると、自社では直接書き換えられない情報が見つかることがあります。例えば、ニュースサイトに掲載された過去の記事や、他社が運営するポータルサイトの紹介文などです。これらは、自社でログインして修正することができません。このような場合は、無理にすべてを直そうとするのではなく、まずは自社の公式サイトや公式SNSなどの「コントロール可能な媒体」の情報を完璧に整えることに集中しましょう。その上で、どうしても修正が必要な場合は、その媒体の運営元に対して訂正依頼が可能かどうかを検討します。ただし、すべての外部情報をコントロールすることは難しいため、自社の公式情報が正しく発信されている状態を維持することを優先してください。

どこまでを自社で行いどこからを任せますか？

情報の整理は、基本的には社内の担当者で行える業務です。しかし、情報の定義や管理の仕組み作りにおいて、判断に迷う場面が出てくるかもしれません。例えば、法的な名称の扱い、税務に関わる情報の記載、あるいは高度なセキュリティ設定を伴う情報の公開方法などは、誤った判断をするとリスクを伴います。こうした専門的な判断が必要な事項については、独断で行わず、法務や税務、あるいはITの専門家に確認を取るようにしましょう。また、大規模なサイト改修や、複雑な構造化データ（AIに情報を伝えるための技術的な仕組み）の導入が必要な場合は、外部の専門業者へ相談することも一つの選択肢です。自社でできることと、専門家に任せるべき境界線を明確にしておきましょう。

情報の整備がうまくいったかどう判断しますか？

情報の整理と修正が終わったら、実際にAIがどのように回答するかを確認してみましょう。例えば、AIに対して「〇〇株式会社のサービス内容を教えてください」や「〇〇の連絡先はどこですか？」といった質問を投げかけてみます。回答が、整理した正本の情報と一致していれば、整備は順調に進んでいると言えます。ただし、AIの回答にはタイムラグがある場合もあります。すぐに結果が変わらないからといって、作業が失敗したと決めつける必要はありません。定期的に自社の情報をチェックする習慣を持ち、情報の不整合が見つかったら、再び台帳に立ち返って修正を行うというサイクルを回していくことが、長期的な情報の信頼性を保つことにつながります。

自社の情報がバラバラになっていないか、まずは現在の掲載状況を整理することから始めてみてはいかがでしょうか。もし、整理の進め方や、具体的な管理方法について判断に迷う場合は、現在の状況を整理した上で、専門家へ相談することをお勧めします。